◆システムの活用の仕方や選択方法について
システムは前項にお伝えしたように世の中にたくさんシステムはあります。
例えばアンケートをＷＥＢ上でしたいと思うと無料でできるものや、有料でしっかり様々な機能がついてできるものまであります。
顧客に対してアンケートを取りたい。それを収集して分析したいとお考えの方はまずは、googleフォームがお勧めです。
Googleフォームのリンク→https://www.google.com/intl/ja_jp/forms/about/
Googleってたくさんのものが無料にて利用できます。
ＷＥＢ会議用のmeet
ワードのようなもの Google Docs
エクセルのようなもの Google Sheets
パワーポイントのようなもの Google Slides
メーリングツール Google グループ
ネット上でデータを保存 Googleドライブ
などその他にもたくさん存在します。
まずは自分がやりたい事があればまずはGoogleで出来る事を調べて見て下さい。
皆さんが見つける際の考え方でよくあるのが、今求めているものの通りでないと
違うと思ってそのシステム等を試さないことです。
当社のお客様でも良くあるのですが、想像通りのものはさすがにないことが多いです。
但し、見方を変えれば近いものがあったり、考え方を変えれば思っているような機能として活用できるかも！！っといったことが良くあります。
当社でもそのようなご相談があった場合、1からシステム開発も可能なのですが、既存の機能を活用して、そこをカスタマイズするだけでかなり費用を抑えて提案させて頂くことが良くあります。
当社の事例として、
「顧客管理をしたい。」
「それを社内で共有したい。」
などのお話が合った場合は、Google Sheetsで社内で共有できますよ～って話したり、カスタマイズが必要だったり、もっと他の機能が必要だというお話があった場合は、ＥＣサイトの機能を活用したりします。
通常はＥＣサイトですので、
顧客管理
商品管理
メルマガ
等機能はついているのですが、それを活用せずにシステム開発すると全て作らないと出来ないので、どうしてもその部分の費用であったり、元々のＥＣサイトのところに連携されていた機能もすべて作成しないといけません。
当然ご理解の通り、作業数が増えるので金額が上がってしまいます。
予算に余裕があり、独自のシステムを構築したり、大手の金額は高いがしっかりしているシステムを活用できる企業様は問題ないのですが、予算があまりないが効率化を図りたいや、情報を社内で共有したい。という企業様は、先ほど述べたように元々機能があるもの（使いたいと思う機能が多いもの）をベースに作成させて頂きます。
※どうしてもそのシステムに合わさないといけないのでカスタマイズが多い場合は別ですが……
是非そのような考えで更に検索されると良いかなと思います。
また、当社であった問題なのですが、よく企業で起こることです。
「言った。言わなかった。」論争です。
どの企業様でも起こりえるのですが、忙しいタイミングは特にそのような事が起こりえますよね？
当社もその中の1社でした。
皆さんの会社では、そのような業務を管理されているツールを活用されていますか？
ツールを活用してる企業様もいてるのですが、結構まだまだツールを活用されておらず、
「この前伝えた」
「注文書を既定の場所に貼っておいたよ」※それが紛失
「何回も確認しに来ないで」※伝えたのに・・・
見たいな問題が起きたりしていると思います。
その結果、納期ギリギリの作業→焦ってしまう→ミスが出る
みたいなことや納期遅れになった経験って結構あるような気がします。
実際そのような事が当社でも納期遅れまではいきませんが起こった過去もございます。
業務なので、共有できていてクライアントに迷惑をかけないのが通常、ビジネスとして当然なのですが、どうしても作業しているものが人なので忙しいときなどは特にミスも起こるし、しっかり話を聞いていない結果、また確認したりということはあると思います。
そのような事が当社でも起こった過去があるので、社内のスタッフ年齢や理解しやすいものはどのようなツールなのかを話しました。
その結果ＬＩＮＥの見方なら理解しやすいという話になり、そのように共有できるツールはないかと探し現在も活用しています。
過去のように言った言わなかった論争は限りなく少なくなり、お互いその部分でのストレスもなくなりました。
このようにツールを活用する事で無駄な時間やストレス解消にもつながります。
しっかり業務でＩＴ化するというより少しのＩＴ化でも貴社にとって効率化にもなったりしますので、是非ＩＴ化はご検討ください。
